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Antes de tocar cualquier diagrama, se revisan los términos que el equipo usa a diario: pedido, transición, punto de control, responsable. La meta es que dos personas describan el mismo proceso con las mismas palabras.
Se levanta el flujo tal como ocurre hoy, sin corregirlo todavía. Aquí suelen aparecer pasos duplicados y aprobaciones que nadie recuerda haber pedido. El mapa se guarda como versión base.
En el laboratorio se introduce una demora en una etapa intermedia y se observa cómo se propaga. El ejercicio no busca una respuesta correcta, sino reconocer dónde mirar cuando algo se desvía.
Con los hallazgos anteriores, se reescribe el flujo y se define qué dato se registra en cada salto entre áreas. Es el documento que después sirve para evaluar si conviene automatizar algo.
Cada participante presenta un caso real de su entorno, con su mapa, su simulación y su versión documentada. El archivo de recursos queda disponible para consultas posteriores.
Los tiempos son orientativos. Quien ya trabaja con procesos documentados suele avanzar más rápido en las dos primeras etapas y detenerse más en la simulación.
Cada recorrido dentro de la plataforma sigue un orden fijo. No es una lista de temas sueltos: es la secuencia con la que se trabaja un proceso real, desde que llega el caso hasta que queda documentado. Conviene respetar el orden, porque cada etapa se apoya en lo que dejó la anterior.
Se recibe una situación concreta: un pedido que se desvía, un flujo que se duplica, un equipo que reporta cifras distintas. Antes de tocar nada, se escriben las condiciones de partida y qué se espera obtener al final.
Se traza el camino que sigue la información entre áreas. Aquí aparecen los puntos ciegos: traspasos sin registro, aprobaciones de más y datos que se vuelven a capturar sin motivo.
El flujo se prueba en el laboratorio de procesos. Se introduce un retraso o un cambio de volumen y se observa cómo se propaga. Lo que no resiste la simulación se corrige antes de documentarlo.
El proceso queda escrito con sus entradas, salidas y responsables. El documento no describe intenciones: registra lo que efectivamente ocurre, paso por paso, para que otro pueda seguirlo sin preguntar.
El caso se guarda en el archivo de recursos con sus mapas y notas. Queda como referencia para procesos parecidos y como base para decidir, más adelante, si conviene automatizar alguna parte.
Si quieres ver cómo se aplica este orden en un recorrido concreto, revisa los módulos disponibles. Y si el caso que traes no encaja en ninguno, escríbenos a info@clickbuydeliver.com para revisarlo.